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Para sanar dúvidas relacionadas ao funcionamento do sistema SEI-UFRGS, leia o Manual do Usuário SEI UFRGS, navegue nas perguntas frequentes ou entre em contato clicando no botão "Esclarecer Dúvidas".

Telefone: (51) 3308-3088 e 3308-4754

Dúvidas sobre como instruir o processo (ex.: quais documentos inserir, para onde enviar o processo, o que preencher no formulário) podem ser sanadas visualizando a Base de Conhecimento do processo (para mais informações, acesse este serviço) ou devem ser encaminhadas ao setor responsável pela análise do processo.

Algumas dúvidas específicas também podem ser esclarecidas nos diversos serviços relacionados que são oferecidos na listagem à direita deste serviço.

Para acessar o SEI-UFRGS utilize os links abaixo:

Acesso ao SEI para Servidores

Acesso ao SEI para Alunos e Usuários Externos

Comunidade UFRGS, clique aqui para saber como acompanhar o andamento da sua solicitação.
Usuários da Comunidade Externa acompanham suas solicitações exclusivamente via e-mail.

Serviços relacionados

Documentação

Manual do Usuário SEI

Consulta Pública de Processos

Perguntas frequentes

O que é o SEI?

O SEI é um sistema para tramitação eletrônica de processos. Foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e é a solução adotada pelo PEN (Processo Eletrônico Nacional). O PEN é uma iniciativa federal, que envolve diversas entidades, com o objetivo de construir uma infraestrutura pública de processo administrativo eletrônico.

O SEI substitui a tramitação em papel dos processos por uma tramitação eletrônica, gerando agilidade, redução de custos e maior segurança e transparência nos processos.

Sou servidor, como faço para acessar o SEI?

Todos os servidores ativos da Universidade têm acesso ao SEI-UFRGS. Para tanto, acesse sei.ufrgs.br e faça seu login. O usuário é o cartão UFRGS com 8 dígitos (complete com zeros à esquerda). A senha é a mesma do portal do servidor.

Como incluo um ofício no SEI-UFRGS?

O SEI-UFRGS possui um documento modelo de Ofício. Para utilizá-lo deve-se selecionar um documento no processo do tipo “Ofício”. Após aparecerá a tela “gerar documento”. Nela, deve-se inserir o número do ofício no campo “número”.

O número do ofício é controlado pela unidade fora do SEI-UFRGS.

No editor de documento, é necessário preencher unidade, destinatário, assunto e conteúdo. Após ter certeza de que nenhuma alteração será realizada no documento, assinar, porque depois de assinado, caso outro servidor visualize o documento, ele não poderá mais ser reeditado para correção, mesmo não tramitando por outra unidade.

Fiz um documento e o diretor da unidade tem que assinar. O que tenho que fazer?

Se a sigla na qual o documento foi gerado é diferente da acessada pelo diretor, esta assinatura ocorre pela função “Bloco de Assinatura”. Para tanto, siga o Tutorial sobre Bloco de Assinatura aqui.

Existe um tempo máximo estabelecido de acesso para bolsistas e terceirizados?

As permissões são concedidas semestralmente, sendo necessário renová-las quando o semestre letivo for encerrado.

Para mais informações sobre acesso para bolsistas, clique aqui e terceirizados, clique aqui.

Acabei de renovar o acesso do bolsista e/ou terceirizado e caiu. O que faço?

Para informações sobre acesso, clique aqui para bolsistas, aqui para terceirizados e aqui para restabelecimento de acesso.

A unidade tem um bolsista ou um terceirizado, como ele acessa o SEI-UFRGS?

Os terceirizados têm permissões semelhantes aos servidores, com exceções da função “iniciar processo” e assinar documentos.

Para ter acesso ao SEI digite em seu navegador sei.ufrgs.br e insira seus dados:

O login/usuário é seu número de cartão com 8 dígitos;

Sua senha é a mesma do portal da UFRGS.

Para mais informações sobre acesso para bolsistas, clique aqui e terceirizados, clique aqui.

Como disponibilizo um bloco de assinatura?

Para esta função temos um tutorial com imagens. Por favor, clique em Tutorial Bloco de Assinatura x Atribuir.

Digitalizei um documento para colocar no SEI-UFRGS. O que faço com este documento em papel?

Este documento precisa ser guardado no Arquivo Central da Universidade (51 3308-8177 – arqc@ufrgs.br)

Mais informações estão disponíveis aqui.

Conforme o Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015 (Art. 12 § 3º):

a) os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado, preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e destinação

b) os documentos em papel recebidos que sejam cópias autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do caput e do § 1º.

Qual a diferença entre documento interno e externo?

Documentos internos são documentos gerados no próprio SEI-UFRGS, tais como ofícios, despachos, requerimentos. Um documento gerado no SEI-UFRGS significa que ele é editado no SEI-UFRGS, semelhante ao Word, e pode ser assinado eletronicamente.

Documentos externos são documentos não gerados no SEI-UFRGS. Tais como documentos gerados em outros sistemas, planilhas e documentos digitalizados. Utilize formato PDF para estes documentos.

Extensões Excel e Word não são compatíveis no momento de gerar um PDF do processo e, também, não são visualizados simultaneamente junto com a árvore de documentos do processo, são abertos em outra janela.

Como troco a unidade que estou acessando?

Alguns usuários têm permissão de acesso em mais de uma unidade (chefias, por exemplo). Para trocar a unidade de acesso, há uma caixa de seleção no canto superior direito do SEI-UFRGS. Nela aparecem todas as unidades que o usuário pode acessar. Para trocar, basta selecionar a unidade desejada.

A quais unidades/setores tenho acesso como servidor?

Todo servidor tem acesso ao setor de seu local de exercício cadastrado no SRH.

Cargos de chefia tem acesso aos setores adjacentes também.

Caso sua permissão esteja errada, deve-se alterá-la no sistema de RH. Esta atividade é realizada pela gerência administrativa da sua unidade.

Para mais informações sobre acesso para servidor, acesse este serviço.

Sou diretor de uma unidade e quando vou assinar algum documento não aparece “diretor” no meu cargo/função. O que fazer?

Primeiramente, no momento de assinar um documento no SEI, verifique as opções de seleção de “cargos” disponíveis e escolha a opção desejada, caso houver mais de uma. Feito isso, e mesmo assim não aparecendo a função desejada, além de verificar com o gestor da unidade sua situação de local de exercício no /SRH, verificar também se a informação de dirigente contida para o setor/departamento está atualizada, sem substituições. Estando esses dois locais averiguados e com informações corretas, e mesmo assim seguir não aparecendo o “diretor” no meu cargo/função, entre em contato com a PROGESP.

Quem concede permissão de acesso no SEI-UFRGS?

As permissões de acesso de servidores ao SEI-UFRGS são realizadas automaticamente conforme registros no SRH. As permissões são atualizadas diariamente.

*OBS: Todo servidor tem acesso à Unidade de seu exercício, cadastrada no Sistema de RH. Servidores com cargos de chefia tem acesso aos setores adjacentes da Unidade. Caso a permissão esteja atrelada a uma Unidade equivocada, deve-se fazer a alteração no Sistema de RH. Este procedimento é realizado pela Gerência Administrativa da Unidade.

Clique para mais informações sobre acesso para servidores,

A primeira permissão de acesso a bolsistas e terceirizados são realizadas pela Divisão de Protocolo Geral através de solicitação detalhada nos serviços abaixo:

Clique para mais informações sobre acesso para bolsistas e terceirizados.

Tenho dúvidas sobre como instruir o processo entre outras. O que faço?

Informações sobre o processo (Do que se trata o processo, quais documentos externos anexar, quais documentos gerar no SEI e por quem assinar etc.) podem ser verificadas na base de conhecimento, dentro do próprio SEI, ou com o gestor do processo (responsável pela análise do processo/serviço), que normalmente é a sigla/unidade para onde o processo é encaminhado.

Para mais informações sobre base de conhecimento, clique aqui.

O que é a base de conhecimento? Como acesso?

A Base de Conhecimento é a funcionalidade do SEI que permite descrever as etapas de um processo e anexar documentos relacionados ao “Tipo de Processo” vinculado àquela base de conhecimento, ou seja, auxilia na elaboração e correta instrução de processos específicos. As bases relacionadas podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone “B” que é visualizado ao lado do número de protocolo do processo.

Quem pode formular/criar a base de conhecimento?

Qualquer servidor responsável pela análise da demanda ou processo pode fazer uma base de conhecimento, pois um processo pode ter mais de uma base. Ou seja, todos os órgãos por onde o processo passa podem criar uma base, assim, é possível fazer bases específicas.

Reforçamos que a base de conhecimento é formulada pelo setor responsável pela análise da demanda e a Divisão de Protocolo Geral pode auxiliar na sua elaboração, caso seja solicitado.

Para maiores informações acesse este serviço.

Os processos abertos antes da criação da base de conhecimento para aquele tipo de processo possuem o ícone “B” (Visualizar bases de conhecimento associadas)?

Sim. O ícone é visualizado ao lado do número de protocolo do processo, para todos os processos criados com o “Tipo de Processo” correspondente, incluindo os processos que foram abertos antes da criação da base.

Quem pode olhar/visualizar o processo?

Processos públicos podem ser acessados por qualquer usuário cadastrado no SEI-UFRGS ou por qualquer pessoa que, por meio da Pesquisa Pública, com o número do processo ou preenchendo os campos disponíveis da consulta.

Processos restritos são visualizados pelos usuários dos setores por onde o processo tramitou.

Processos sigilosos são visualizados por usuários específicos, com permissão de acesso.

Quem pode realizar alterações no processo?

Geralmente, um processo só pode ser alterado (incluir documentos) pelas unidades pelas quais o processo tramitou. Porém vale esclarecer que, no momento que o processo está sendo formado pelo setor, qualquer pessoa da sigla (setor) poderá incluir, excluir e alterar documentos e até mesmo excluir o próprio processo. Logo, sugerimos cuidado com os processos públicos, quanto a assinatura dos documentos internos. A orientação é que eles somente sejam assinados quando não houver mais alterações a serem feitas, tendo em vista que, após qualquer pessoa do setor visualizar o processo, não será mais viável as ações acima.

As alterações de informações do processo, tais como seu tipo podem ser realizadas a qualquer momento, mesmo após tramitar.

Como faço para arquivar o processo?

No SEI-UFRGS, não se arquivam processos. Após realizar todas as atividades necessárias no processo e não tendo para quem enviar, deve-se “Concluir” o processo.

Nunca enviar ao arquivo o processo para arquivar, tampouco fazer algum despacho referindo-se a arquivar. Não imprima o processo para guardá-lo, opte por fazer um PDF do mesmo e salvar no computador ou envie para você mesmo por e-mail.

Vale lembrar que o processo poderá ser pesquisado e reaberto a qualquer momento por qualquer uma das unidades na qual tramitou.

O processo está encerrado. O que faço com ele?

Após realizar todas as atividades necessárias no processo e não tendo para quem enviar, deve-se “concluir”.

Nunca enviar ao arquivo o processo para arquivar, tampouco fazer algum despacho referindo-se a arquivar. Vale lembrar que o processo concluído poderá ser reaberto a qualquer momento por qualquer um dos setores no qual tramitou.

O que é relacionamento de processos?

O relacionamento de processo é uma funcionalidade utilizada para agrupar processos que tem alguma relação. Os processos relacionados não são anexados uns aos outros. Eles apenas mantêm uma relação de conexão. Por exemplo, processos de contratos podem ser relacionados ao processo de licitação que os originou. O relacionamento de processos poderá ser realizado pelo próprio setor, diferentemente da anexação que somente a DPG tem permissão para executar.

A anexação possui formulário específico do tipo “Solicitação de juntada por anexação de processos” e para atender a esta demanda é necessário que o processo esteja aberto apenas para o Protocolo Geral. Lembramos que, após a anexação, não será mais possível incluir ou alterar documentos no processo anexo, bem como assinatura de documento interno.

Para maiores informações sobre Anexação de processo no SEI-UFRGS, acesse este serviço.

Não existe o tipo de processo que eu quero no SEI-UFRGS. O que faço?

Ao iniciar um processo, se a opção desejada não estiver na lista “Escolha o Tipo do Processo”, significa que, provavelmente, este processo não tramita de forma eletrônica ainda. Recomendamos, inicialmente, que entre em contato com a unidade gestora do processo para certificar-se de que o mesmo não se encontra com descrição (nome do processo) diferente da pesquisa realizada por você. Para maiores informações sobre Criação de tipo de processo SEI, acesse este serviço.

Não existe o tipo de documento que eu quero no SEI-UFRGS. O que faço?

O servidor deve enviar a solicitação de criação de tipo de documento SEI. Para maiores informações sobre Criação de tipo de documento no SEI, acesse este serviço.

Qual a diferença entre o SEI-UFRGS e outro sistema da Universidade, como o sistema de férias, por exemplo?

O SEI-UFRGS é um sistema que automatiza somente a tramitação dos processos eletrônicos. Os sistemas da Universidade automatizam o processo, ou seja, as etapas do processo (isto inclui cálculos, validações, fluxo (trâmite) automatizado, etc.).

Como sei para onde devo enviar o processo?

O SEI-UFRGS não automatiza o fluxo do processo, então o usuário é quem deve informar para onde o processo será encaminhado. Esta informação pode ser obtida na base de conhecimento ou com o gestor do processo ou esteja evidenciada no cabeçalho do formulário, quando existir.

O SEI tem workflow definido?

Não. O trâmite do processo é livre. Assim, o usuário que define por onde o processo tramita.

Recomendamos que, caso possua dúvida, entre em contato com o responsável pela análise do processo e certifique-se para qual setor enviar, pois proporciona agilidade.

Tenho um documento no computador e preciso colocá-lo no SEI-UFRGS. Como faço?

Este documento deve ser inserido, em PDF, no SEI-UFRGS como um documento externo. Assim, gere um PDF do documento e insira no SEI-UFRGS.

IMPORTANTE: Nunca imprima e digitalize, pois, isso demanda a guarda do documento em papel impresso, além de gerar desperdício. Documentos que nascem de forma digital (nato-digital) devem ser inseridos diretamente no SEI-UFRGS.

Exemplos de documentos nato-digitais: recebidos através de e-mail, DANFE, planilhas produzidas no computador, etc.

Inseri um documento externo no SEI-UFRGS. Que tipo de conferência eu coloco?

Este campo só deve ser preenchido para documentos digitalizados. Neste caso, o tipo de conferência segue o determinado pelo Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015:

Art. 12. A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento digitalizado.

§ 1º A conferência prevista no caput deverá registrar se foi apresentado documento original, cópia autenticada em cartório, cópia autenticada administrativamente ou cópia simples.

§ 2º § 2º Os documentos resultantes da digitalização de originais serão considerados cópia autenticada administrativamente, e os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples terão valor de cópia simples.

Para quem eu posso atribuir um processo?

A atribuição do processo somente pode ser feita entre usuários do mesmo setor (mesma sigla do setor).

Lembramos que existem servidores que possuem acesso a mais de um setor. Logo, verifique se o setor a qual será atribuído para o servidor é o mesmo que ele costuma acessar.

Exemplificando: um Pró-Reitor tem acesso a todos os níveis de órgãos descendentes de sua Pró-Reitoria, porém seu login usual é apenas para uma sigla. Você encontrará seu nome para atribuição, mas ele não utiliza sua sigla.

Tutorial Bloco de Assinatura x Atribuir

Como faço para que uma pessoa de outro departamento (unidade/setor) analise um documento feito no SEI-UFRGS pela minha unidade?

Encaminhe o processo através do Bloco de Reunião. A outra unidade poderá visualizar a minuta do documento, mas não será possível editar e nem assinar.

Para maiores informações sobre Bloco de Reunião, acesse o Manual do Usuário SEI UFRGS.

Como solicitar anexação de processos no SEI-UFRGS?

Para solicitar anexação, siga o passo a passo. Para mais informações, acesse este serviço.

Qual a diferença entre “Relacionar processos” e “Anexar processos”?

Relacionar Processos (funcionalidade disponível para todas as unidades).
A funcionalidade “Relacionamentos do Processo” é utilizada para agrupar processos que possuam alguma ligação como, por exemplo, informações complementares. Os processos relacionados são visíveis para todas as unidades. Basta clicar no número do processo e verificar, logo abaixo da árvore de documentos, o tipo do processo que foi relacionado.

Ícone da funcionalidade: “Relacionamentos do Processo”.

Anexar Processos (funcionalidade disponível apenas para a Divisão de Protocolo Geral – DPG).

A anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos com o mesmo tipo e mesmo objetivo, uma vez verificado que as informações deveriam estar agregadas em um processo único. Como regra, o processo mais novo é anexado ao processo mais antigo, de modo que o mais novo passa a compor a árvore de documentos do mais antigo. O processo em que a operação será realizada figurará como processo principal.

Ícone da funcionalidade: “Anexar Processo”

Não há hierarquia entre processos relacionados. Ao contrário da anexação, um processo não passa a fazer parte do outro e o vínculo pode ser desfeito a qualquer tempo.

Como apensar processos no SEI-UFRGS?

A juntada por apensação é realizada somente em processos físicos (em papel). No SEI utiliza-se a função “Relacionamentos do Processo”, que se assemelha à apensação e consiste em fazer um link entre processos com assuntos relacionados ou que exista dependência entre si.

Onde posso obter maiores informações sobre juntada por anexação ou apensação?

Acesse este serviço.

Qual o prazo de respostas para dúvidas enviadas por e-mail?

Em até 5 dias úteis, mas, normalmente os e-mails são respondidos dentro de 24h.

Como descobrir onde está meu processo?

Acessando a Pesquisa Pública.

Quais são os Tipos de Processos disponíveis no Peticionamento?

Tipos de Processos para Peticionamento

Como autenticar um documento no SEI?

Siga o passo a passo clicando aqui.

Como enviar processos SEI da UFRGS para outro órgão, como, por exemplo, outra Universidade?

Sobre envio externo de processos (Barramento), verifique o Manual de envio externo de processos.