Arquivamento de documentos físicos inseridos no SEI-UFRGS

Ajuda rápida

Documentos originais físicos externos: são documentos encaminhados por empresas, órgãos públicos, pessoas jurídicas e pessoas físicas externas à UFRGS, relativos a uma solicitação ou transação com a Universidade, que são digitalizados e inseridos no SEI para instrução de processos eletrônicos.

Os documentos originais físicos externos devem ser digitalizados e incluídos no processo eletrônico, devendo ficar sob custódia da Unidade Gestora/Receptora até a conclusão do processo.

Cada documento original inserido no SEI-UFRGS receberá automaticamente uma numeração sequencial. Essa numeração e o número do processo eletrônico ao qual o documento pertence devem ser inscritos manualmente a lápis com letra legível no canto superior direito do documento físico.

Ao digitalizar documentos físicos para inserção em processos eletrônicos no SEI 4.0, é necessário registrar um novo passo durante a inclusão do documento.

1. Informações iniciais:
   Após preencher tipo, data, número e nome do documento na Árvore, selecione o formato do documento externo:
   • Nato-Digital, ou
   • Digitalizado nesta Unidade.
2. Quando selecionar “Digitalizado nesta Unidade”:
   • O sistema exibirá os campos “Tipo de Conferência” e “Para Arquivamento”.
   • Marque “Para Arquivamento” sempre que a digitalização for feita pela unidade.
   • Encaminhe os documentos originais, acompanhados de guia de andamento, ao Arquivo Central para guarda.
   • Identifique cada documento físico, a lápis e de forma legível, no canto superior direito, com o número do processo e do documento gerados no SEI.

Obs.:  Documentos físicos originais que compõem a pasta funcional de servidores e docentes, como provas de títulos (produção intelectual), NÃO deverão ser enviados para o Arquivo Central para arquivamento, mesmo que tenham sido digitalizados e inseridos em processo SEI, eles deverão permanecer na pasta funcional do referido servidor ou docente, no setor/departamento.

Após a conclusão do processo no SEI-UFRGS, o servidor deve:

A. Reunir os documentos físicos originais, por processo, onde cada documento deve conter o seu número sequencial recebido e o número do respectivo processo SEI

B. Acondicioná-los em envelope, acompanhados de duas vias da Guia de andamento de documentos SEI.

C. Entregar o envelope no Protocolo Geral (Av. Paulo Gama, 110 – Anexo I Reitoria – Térreo – Campus Centro), para serem encaminhados ao Arquivo Central para guarda.

D. Quando os envelopes são recebidos no Arquivo Central, é realizada a conferência das guias de andamento e dos documentos originais inseridos no SEI, caso estejam corretos, eles serão arquivados no SEI e após acondicionados nas caixas-arquivo, no acervo do setor.

Obs.: caso algum documento físico original for encaminhado ao Arquivo Central com informação incorreta e/ou diferente do que consta no processo SEI, o mesmo será devolvido ao setor solicitante para adequação.

E. Após o arquivamento dos documentos físicos originais, uma via da guia de andamento será assinada pelo responsável pelo arquivamento, acondicionada em envelope e encaminhada ao setor solicitante, pelo malote do Protocolo Geral. A via da guia de andamento do Arquivo Central será arquivada no acervo do setor.

• Para informações sobre Desarquivamento de documentos físicos inseridos no SEI-UFRGS, clique aqui.

Protocolo Geral

Horário de atendimento: de segunda-feira a sexta-feira, das 8h às 17h, sem fechar ao meio-dia.