A inclusão/vinculação do servidor como responsável pela contratação no Contratos.gov, é precedida do cadastro do servidor no referido sistema, pela DICON/PROPLAN.
Para o cadastro do servidor é necessário: nome completo; CPF; e e-mail pessoal institucional.
A vinculação do servidor como responsável pelo Termo de Contrato é realizada pela DICON no mesmo momento do registro da Apostila de designação de fiscalização, desde março/2025. Para as Apostilas emitidas antes desta data, a vinculação tem sido realizada de forma gradual e/ou mediante solicitação das Unidades.
Já a vinculação do servidor como responsável pela Nota de Empenho é realizada pelo DEO quando da emissão do empenho.
Pode ser solicitada no processo originário da contratação (quando há Termo de Contrato) ou, no processo de pagamento (quando não há Termo de Contrato, apenas Nota de Empenho), por despacho.
Em princípio, não há necessidade de informar os dados acima mencionados que, por se tratarem de dados pessoais, não devem ser inseridos em processo. Desta forma, serão buscados pela PROPLAN na base de dados da Universidade.