Início

Pagamento de prestação de serviços

Abrir processo para pagamento de prestação de serviço.

Público-alvo

Comunidade UFRGS

Requisitos

Possuir um processo, previamente aberto, de contratação de serviço a ser pago (Licitação, dispensa, inexigibilidade, etc.). Na prestação de serviços com contrato firmado: designação de fiscais e gestor de contrato anterior ao primeiro dia da prestação do serviço, conforme Manual da Fiscalização; elaborar empenho estimativo inicial antes do início da prestação dos serviços (para atendimento de prévio empenho da despesa); abertura de processo Contratos: Acompanhamento da execução contratual (IN PROPLAN 02/2020). Na prestação de serviços provenientes de licitação sem contrato firmado: Abertura de processo Solicitação de serviços/Materiais Especializados.

Ajuda rápida

A unidade deverá instruir o Processo de Pagamento no SEI incluindo os documentos pertinentes, bem como as justificativas necessárias, conforme Passo a Passo e encaminhar o processo ao DEO para inclusão dos demais documentos pertinentes, finalização da instrução e envio à SED, que fará a análise dos documentos, o registro contábil e, posteriormente, encaminhará à DF para execução do pagamento.

♦ Clique no botão "Solicitar Serviço" para ser direcionado ao SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

Serviços relacionados

Documentação

Lei Nº 4320/1964

Lei Complementar Nº 116/2003

Decreto Nº 15416/2006

Lei Nº 87/1989

Lei Municipal Nº 570/1984

Lei Nº 3560/2014

Lei Complementar Nº 002/2003

Instrução Normativa RFB Nº 971/2009

Instrução Normativa RFB Nº 1234/2012

Instrução Normativa PROPLAN Nº 003/2021

Instrução Normativa PROPLAN Nº 002/2020

Modelo Certificação de seguro, anuidade ou assinatura

Modelo Despacho de Pagamento SEI

Modelo Certificação de Nota Fiscal

Termo de Ordenador da Despesa

Perguntas frequentes

Como acompanhar processos de pagamento?

O Sistema Eletrônico de Informações – SEI/UFRGS disponibiliza uma ferramenta que permite o acesso externo a interessados em acompanhar o andamento de um processo. Esse acesso deverá ser disponibilizado às empresas fornecedoras interessadas no andamento de um processo de pagamento. Passo a passo para acesso externo no SEI disponível no link https://www.ufrgs.br/proplan/wp-content/uploads/2022/10/1.1-Passo-a-Passo-1-Acompanhamento-de-processos-de-pagamento.pdf

Posso contratar serviço sem ter empenhado essa despesa?

A realização de despesa sem prévio empenho contraria o artigo 60 da Lei Nº 4320/1964. A primeira fase da execução orçamentária do gasto público é o ato de empenhar que assegura a reserva de numerário. Sem a sua realização prévia, a despesa não poderá ser liquidada e paga, caso contrário, configura-se despesa irregular.

O que é a certificação/ateste de confirmação de execução de um serviço?

É a conformidade do que foi executado com o objeto contratado pela administração, ou seja, a consonância das descrições, quantidades e valores dos serviços da nota fiscal com a requisição encaminhada. Significa que o serviço a que a certificação se refere foi satisfatoriamente prestado e que o seu valor está em conformidade com a nota de empenho ou contrato.

Qual a função do fiscal do contrato?

A função é certificar/atestar uma prestação de serviço ou um fornecimento, ou seja, é liquidar uma despesa pública. A Lei Orçamentária diz “…Lei n 4.320/64 – Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I – a origem e o objeto do que se deve pagar; II – a importância exata a pagar; III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II – a nota de empenho; III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. A atribuição dos fiscais de contrato encontra-se consolidada por meio de importantes decisões do TCU: Acórdão 839/2011 – Plenário; Acórdão 2.917/2010 – Plenário; Acórdão 137/2010 – 1ª Câmara, Acórdão 616/2010 – 2ª Câmara, Acórdão 265/2010 – Plenário e Acórdão nº 478/2006-Plenário. Ainda, na Lei 8666/93 a previsão do agente que fiscalizará o contrato está expressa da seguinte forma: “Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. § 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. § 2o As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.” Para contratações regidas por contrato, o fiscal habilitado deve atender todas as cláusulas contratuais antes de efetuar a certificação da nota fiscal.

Por que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo de pagamento?

Porque o SEI, sistema utilizado pela Universidade, mantém registro de todas as alterações efetuadas durante o andamento do processo (inserções de documentos, exclusões, recebimento do processo na unidade, etc.), exceto o relacionamento de processos. Para consultar basta acessar o “Consultar Andamento” disponível abaixo do rol de documentos inseridos no processo. Daí a exigência de que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo em tramitação; porém é aceitável que o documento SEI seja inserido como link em determinados casos.

É necessário certificar apólices de seguros, faturas de anuidade e notas fiscais de assinaturas de periódicos enviados para pagamento?

Sim. Embora nenhum material tenha sido entregue ou serviço prestado, ocorreu uma contratação. É função do requisitante certificar o documento hábil emitido pelo fornecedor/prestador de serviços e controlar o recebimento/a execução do serviço.

Na certificação é necessário relacionar o documento SEI do documento hábil para pagamento?

Não é necessário relacionar o número do documento SEI da nota fiscal, basta constar o número do documento hábil (DANFSE, nota fiscal de serviço, recibo, etc.).

Qual o número da nota de empenho deve ser indicado ou consultado (original ou reforço)?

Sempre o número da nota de empenho original, tendo em vista que o reforço é apenas um complemento do empenho original. E apenas o número da nota de empenho original reportará saldo nas consultas no sistema SIAFI.

O processo de pagamento com empenho na modalidade de licitação de dispensa deve ter processo relacionado (processo de compra de material ou contratação de serviço por dispensa)?

Sim, deve ter processo relacionado. Também é importante cuidar se o número do processo informado na nota de empenho SIAFI é o mesmo do processo de compra de material ou contratação de serviço por dispensa).

Como proceder nos casos de Substituição do Ordenador de Despesas?

Nos casos de substituição do Ordenador de Despesas, deve ser encaminhado Ofício do Ordenador da Despesa à Divisão Financeira/DCF solicitando a inclusão do substituto, bem como a Portaria e o Termo de Ordenador da Despesa. O envio deverá ser em formato físico à Divisão Financeira/DCF, 3º andar do prédio da Reitoria, e demais dúvidas podem ser sanadas pelos e-mails: dcf@ufrgs.br e financeiro@proplan.ufrgs.br ou pelos telefones: (51) 3308-3220 / (51) 3308-3950.

O fornecedor deve emitir nota fiscal de acordo com o elemento de despesa orçamentário constante da nota de empenho - se consumo nota de venda e se serviço nota fiscal de serviços?

Não, as legislações orçamentárias e tributárias são independentes e nem sempre alinhadas. Enquanto a Lei Orçamentária Anual identifica os objetos de gasto (elemento de despesa) a legislação tributária utiliza a Lista de Serviço da Lei Complementar 116/2003 para determina quando se trata de serviço - se consta da lista - ou de venda - se NÃO consta da lista.
Dessa forma, é comum termos situações como na figura: https://www.ufrgs.br/proplan/wp-content/uploads/2023/03/FAQ_DCF.jpg
Observação: O objeto do gasto sempre será a base para natureza e classificação da despesa independente de ter ata de licitação ou for compra por dispensa.

Quais documentos são considerados documentos hábeis para pagamento?

O fornecedor ou prestador de serviços deve emitir um documento para efetuar a cobrança pelo fornecimento de material, bem ou serviço; esse documento deve obrigatoriamente atender a legislação tributária.
Para fornecimento de material ou bem deve ser emitida uma nota fiscal de venda de mercadoria (DANFE) com Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços - CFOP que referem venda de mercadorias conforme Convênio s/nº, de 15 de dezembro de 1970. Os mais utilizados são 5.102, 5.104, 5.405, 6.102, 6.108.
Para prestação de serviços deve ser emitida uma nota fiscal de prestação de serviços (DANFSE) com o código de tributação/subitem da lista de serviços da Lei Complementar 116/2003 que retrate adequadamente o serviço contratado.
Existem algumas despesas que a legislação tributária deixou fora de sua área de incidência, nesses casos o documento para cobrança da despesa pode ser uma fatura ou recibo, como por exemplo, anuidades, locação de equipamentos, etc

O que deve constar no campo descrição do serviço prestado numa nota fiscal de serviços?

Conforme a Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 002, de 25 de Novembro de 2020, deve constar a descrição clara do objeto contratado. Ainda, para os casos de contratos, período da prestação do serviço e número do contrato.

Art. 3º - Esclarecer que o gestor de contrato deve ainda, ao comunicar a contratada que o termo de recebimento foi emitido, atentar para a exigência mínima de informações que deve compor a nota fiscal:
1) descrição clara do objeto contratado;
2) período a que se refere a prestação do serviço conforme previsto no contrato;
3) número do contrato, do procedimento licitatório, da inexigibilidade ou da dispensa.

O que fazer caso o fornecedor cancele a nota fiscal?

Deve-se solicitar ao fornecedor a emissão de outra nota fiscal para proceder ao pagamento da despesa.

Onde posso encontrar o rol de documentação mínima exigida para cada tipo de processo de pagamento?

Em regra, o rol de documentação mínima consta da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021, artigo segundo, §3º.

§3º São documentos do processo de pagamento:
I – Nota de empenho PROPLAN e Nota de empenho SIAFI;
II - Documento hábil para pagamento de acordo com o objeto adquirido e/ou contratado;
III - Consulta de autenticidade de documento fiscal eletrônico;
IV - Certificação do documento hábil para pagamento;
V – Despacho do ordenador da despesa para pagamento;
VI – Consulta atualizada Optantes pelo Simples Nacional;
VII - Consulta Sicaf - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores e/ou Certidões;
VIII – revogado
IX – Nota de sistema gerada no SIAFI quando houver registro de materiais controlados em estoque.

Contudo os principais tipos de processos de pagamento constam no Catálogo de Serviços Financeiros - https://www1.ufrgs.br/CatalogoServicos/servicos/categoria?categoria=105; lá pode ser encontrado o passo a passo para a montagem dos processos, a legislação que os regem, formulários específicos, se houver, e ainda dúvidas frequentes para auxiliar a abertura de cada tipo de processo.

Qual o prazo para envio dos processos de pagamento para o Departamento de Contabilidade e Finanças?

Não existe definição nesse sentido, contudo a orientação é que todo processo de pagamento deve ser aberto imediatamente após o recebimento de materiais, bens ou serviços.
O artigo sete da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021 estabelece apenas prazos máximos de envio dos processos de pagamento ao DCF para escrituração e pagamento:
I - o quinto (5) dia útil do mês subsequente à data de emissão dos documentos hábeis para pagamento;
II – antecedência de cinco (5) dias úteis do vencimento para documentos hábeis com vencimento dentro do mês de emissão.

O que fazer se as informações da nota fiscal não conferem com o bem, material ou serviço contratado que está sendo entregue ou prestado?

Em caso de qualquer divergência que impeça o recebimento de materiais, bens ou serviços contratados, o documento hábil para pagamento deve ser devolvido imediatamente e comunicado o fornecedor ou prestador de serviço (Art. 3º da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021).

Quando o fornecedor pode emitir o documento hábil para a cobrança pela entrega de um bem, material ou prestação de um serviço?

A nota fiscal de venda de mercadorias deve acompanhar o bem ou material adquirido. Já a nota fiscal de serviço deve ser emitida após a efetiva prestação do serviço.