Política Arquivística da UFRGS

Informações sobre as responsabilidades relativas ao tratamento dos documentos públicos sob guarda da unidade

Público-alvo

Comunidade UFRGS

Ajuda rápida

São objetos desta política oportunizar a gestão arquivística de documentos no âmbito da Universidade, a democratização do acesso à informação, bem como fortalecimento da Divisão de Documentação (DIVDOC) e do Arquivo Central (ARQC) como agentes gestores do Sistema de Arquivos da UFRGS.

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Serviços relacionados

Documentação

Resolução N° 138/2020

Lei Nº 8159/1991

Decreto Nº 10148/2019

Normas Internas do Arquivo Central

Protocolo para a Gestão Documental

Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades–fim das instituições federais de ensino superior - IFES

Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal

Tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior - IFES

Perguntas frequentes

Por que não podemos eliminar aleatoriamente documentos produzidos no âmbito da Universidade?

Por serem documentos públicos, a legislação obriga que os prazos de guarda sejam cumpridos. Os prazos de guarda serão definidos somente após a avaliação documental de acordo com o assunto do documento e considerando ainda os instrumentos norteadores (Tabela de Temporalidade e Planos de Classificação) emanados por autoridades Competentes (Arquivo Nacional e Conselho Nacional de Arquivos). Somente após essa classificação é que os documentos públicos serão passiveis de descarte. Procedimento este que será antecedido pela elaboração de listagens de eliminação, as quais deverão ser aprovadas pela Direção da Unidade, pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e assinadas pelo Reitor. Após a assinatura do Reitor, as listagens de eliminação retornam para a CPAD para iniciar os trâmites para o descarte.

Quem faz a eliminação dos documentos?

A atribuição para a devida eliminação dos documentos é do Arquivo Central.

Como é realizada a eliminação dos documentos?

O Arquivo Central recolhe na unidade, órgão ou setor, a documentação avaliada a separada para eliminação. Após, um arquivista do Arquivo Central acompanha a fragmentação dos documentos junto ao órgão que recebeu a doação.

O que acontece quando um documento é descartado sem a devida observação do procedimento adequado?

Salienta-se ainda o disposto no Art. 25 da Lei 8.159/1991, em relação a responsabilidade para com o documento público: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.