Arquivamento de processos físicos

Ajuda rápida

Arquivamento – é a sequência de operações intelectuais e físicas que visam à guarda ordenada de documentos. Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento (processo) cessada sua tramitação (DBTA, 2005, p. 26).

Trâmite ou tramitação - Curso do processo desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa (DBTA, 2005, p. 164).

Após a conclusão do trâmite, o servidor deverá reunir os processos físicos e:

A. Escrever em cada processo "arquive-se" ou “para arquivamento”, na folha de despacho com data atual, carimbo ou número do cartão UFRGS e assinatura legível do servidor solicitante. Não esquecer de colocar na capa do processo o órgão de destino ARQC e a data.

B. Acessar o Portal do Servidor com seu usuário e senha, preencher e emitir guia de andamento no Sistema de Protocolo Web para o Arquivo Central, conforme passo a passo abaixo:

1. Acessar o Portal do Servidor:
2. Inserir nº cartão UFRGS e senha;
3. Clicar na aba Gestor > Protocolo;
4. Clicar no menu à esquerda Envio de Processos (F8);
5. No campo Órgão Destino inserir a sigla ARQC (Seção de Arquivo Central);
6. Clicar no campo Processo e inserir o (s) número (s) do (s) processo (s) e em Adicionar;
7. Clicar em Enviar;
8. Clicar em Imprimir, para imprimir a guia de andamento.

Caso o servidor não tenha acesso ao Sistema de Protocolo Web poderá solicitar a emissão da guia de andamento para servidor, do seu setor, que tenha acesso ao sistema ou solicitar o serviço de acesso ao Sistema de Protocolo Web e solicitar o acesso.

C. Entregar os processos juntamente com a guia de andamento no Protocolo Geral (Av. Paulo Gama, 110 – Anexo I Reitoria – Térreo – Campus Centro), para serem encaminhados ao Arquivo Central.

D. Os processos físicos com a guia de andamento também poderão ser entregues diretamente no balcão de atendimento do Arquivo Central (Av. Bento Gonçalves, 8670, Prédio 42.113 – Agronomia – Quarteirão do DEPATRI – Porto Alegre/RS). Quando o Arquivo Central receber o malote do Protocolo Geral com os processos físicos, o servidor ou bolsista irá conferir a guia de andamento com os processos físicos encaminhados. Caso haja incorreções, a guia de andamento juntamente com o (s) processo (s) será (ão) devolvido (s) para a Unidade solicitante providenciar as correções solicitadas e, após, encaminhá-los novamente ao Arquivo Central.

E. Após a conferência das guias de andamento, os processos físicos passarão pelo processamento técnico (higienização, reparos, carimbo de arquivado, com data e assinatura do responsável pelo arquivamento, etc.). Finalizados esses procedimentos, os processos serão acondicionados em caixas-arquivos e armazenados no acervo do Arquivo Central.

F. As guias de andamento assinadas, após o processamento técnico dos processos, serão recebidas e arquivadas no Sistema de Protocolo Web, por servidor do setor e arquivadas fisicamente no acervo. Caso os processos físicos tenham sido encaminhados para arquivamento com duas vias da guia de andamento, uma via da guia, devidamente assinada e datada, será devolvida ao setor solicitante, via malote do Protocolo Geral.

• Para informações sobre Desarquivamento de processos físicos, clique aqui.

Em caso de dúvidas, clique no botão "Esclarecer Dúvidas" ou contate a Seção de Arquivo Central:

Endereço: Av. Bento Gonçalves, 8670 - Prédio 42.113 - Agronomia - CEP: 91540-000 - Porto Alegre/RS

Horário de atendimento: de segunda-feira a sexta-feira, das 9h às 17h, sem fechar ao meio-dia.