Posso comprar material sem ter empenhado essa despesa?A realização de despesa sem prévio empenho contraria o artigo 60 da Lei Nº 4320/1964. A primeira fase da execução orçamentária do gasto público é o ato de empenhar que assegura a reserva de numerário. Sem a sua realização prévia, a despesa não poderá ser liquidada e paga, caso contrário, configura-se despesa irregular.
O que é a certificação/ateste de recebimento de material?É a conformidade do que foi executado com o objeto contratado pela administração, ou seja, a consonância das descrições, quantidades e valores dos produtos/serviços da nota fiscal com a requisição encaminhada. Significa que o material a que a certificação se refere foi satisfatoriamente fornecido e que o seu valor está em conformidade com a nota de empenho ou contrato.
O que é o despacho para pagamento?Segundo o artigo 64 da Lei Nº 4320/1964, a ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.
Qual a função do fiscal do contrato?A função é certificar/atestar um fornecimento, ou seja, é liquidar uma despesa pública. A Lei Orçamentária diz “(…) Lei n 4.320/64 – Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I – a origem e o objeto do que se deve pagar; II – a importância exata a pagar; III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II – a nota de empenho; III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. A atribuição dos fiscais de contrato encontra-se consolidada por meio de importantes decisões do TCU: Acórdão 839/2011 – Plenário; Acórdão 2.917/2010 – Plenário; Acórdão 137/2010 – 1ª Câmara, Acórdão 616/2010 – 2ª Câmara, Acórdão 265/2010 – Plenário e Acórdão nº 478/2006-Plenário." Ainda, na Lei Nº 8666/1993 a previsão do agente que fiscalizará o contrato está expressa da seguinte forma: “Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. § 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. § 2o As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.” Para contratações regidas por contrato, o fiscal habilitado deve atender todas as cláusulas contratuais antes de efetuar a certificação da nota fiscal.
Por que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo de pagamento?Porque o SEI, sistema utilizado pela Universidade, mantém registro de todas as alterações efetuadas durante o andamento do processo (inserções de documentos, exclusões, recebimento do processo na unidade, etc), exceto o relacionamento de processos. Para consultar basta acessar o “Consultar Andamento” disponível abaixo do rol de documentos inseridos no processo. Daí a exigência de que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo em tramitação; porém é aceitável que o documento SEI seja inserido como link em determinados casos.
É necessário incluir a consulta no cadastro de Optantes do Simples Nacional em todos os processos de pagamento?Não. Para os processos de pagamentos de contas de concessionárias de serviços públicos (CEEE, DMAE, CORSAN, etc.), de pagamento à Fundações, Associações, Empresas Públicas, Empresas de Economia Mista, Sindicatos, Conselhos Profissionais não é necessária a inclusão da consulta ao cadastro de Optantes do Simples Nacional porque estas entidades estão impedidas de optar. Nestes demais casos há obrigatoriedade de envio de declarações fixadas por lei para a não retenção dos tributos federais.
Além do DANFE é necessário anexar ao processo de pagamento a nota fiscal?Sim. Além do DANFE deve-se inserir a consulta da nota fiscal. Este procedimento serve para verificação da situação atual da nota fiscal e comprovação de que ela não foi cancelada ou alterada.
Na certificação é necessário relacionar o documento SEI da nota fiscal?Não é necessário relacionar o número do documento SEI da nota fiscal, basta constar o número do documento hábil – DANFE.
No despacho para pagamento é necessário relacionar o documento SEI da nota de empenho SIAFI e da nota fiscal?Não, somente é imprescindível preencher os campos com os dados requeridos.
É necessário anexar declaração da empresa de opção pelo Simples Nacional?Não, somente a consulta realizada no site da Receita Federal de opção pelo Simples Nacional é o suficiente.
Devo consultar o saldo disponível da nota de empenho antes de remeter um processo de pagamento para o DCF?Sim, sempre. Esta ação evita devoluções do processo por falta de saldo.
Qual o número da nota de empenho deve ser indicado ou consultado (original ou reforço)?Sempre o número da nota de empenho original, tendo em vista que o reforço é apenas um complemento do empenho original. E apenas o número da nota de empenho original reportará saldo nas consultas no sistema SIAFI.
O processo de pagamento com empenho na modalidade de licitação de dispensa art. 24, inciso II deve ter processo relacionado (processo de compra de material por dispensa)?Sim, deve ter processo relacionado. Também é importante cuidar se o número do processo informado na nota de empenho SIAFI é o mesmo do processo de compra de material por dispensa.
Como proceder nos casos de Substituição do Ordenador de Despesas?Nos casos de substituição do Ordenador de Despesas, deve ser encaminhado Ofício do Ordenador da Despesa à Divisão Financeira/DCF solicitando a inclusão do substituto, bem como a Portaria e o Termo de Ordenador da Despesa. O envio deverá ser em formato físico à Divisão Financeira/DCF, 3º andar do prédio da Reitoria, demais dúvidas podem ser sanadas pelos e-mails: dcf@ufrgs.br e financeiro@proplan.ufrgs.br ou pelos telefones: (51) 3308-3220 / (51) 3308-3950.
O fornecedor deve emitir nota fiscal de acordo com o elemento de despesa orçamentário constante da nota de empenho - se consumo nota de venda e se serviço nota fiscal de serviços? Não, as legislações orçamentárias e tributárias são independentes e nem sempre alinhadas. Enquanto a Lei Orçamentária Anual identifica os objetos de gasto (elemento de despesa) a legislação tributária utiliza a Lista de Serviço da Lei Complementar 116/2003 para determina quando se trata de serviço - se consta da lista - ou de venda - se NÃO consta da lista.
Dessa forma, é comum termos situações como na figura:
https://www.ufrgs.br/proplan/wp-content/uploads/2023/03/FAQ_DCF.jpg
Observação: O objeto do gasto sempre será a base para natureza e classificação da despesa independente de ter ata de licitação ou for compra por dispensa.
Quais documentos são considerados documentos hábeis para pagamento?O fornecedor ou prestador de serviços deve emitir um documento para efetuar a cobrança pelo fornecimento de material, bem ou serviço; esse documento deve obrigatoriamente atender a legislação tributária.
Para fornecimento de material ou bem deve ser emitida uma nota fiscal de venda de mercadoria (DANFE) com Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços - CFOP que referem venda de mercadorias conforme Convênio s/nº, de 15 de dezembro de 1970. Os mais utilizados são 5.102, 5.104, 5.405, 6.102, 6.108.
Para prestação de serviços deve ser emitida uma nota fiscal de prestação de serviços (DANFSE) com o código de tributação/subitem da lista de serviços da Lei Complementar 116/2003 que retrate adequadamente o serviço contratado.
Existem algumas despesas que a legislação tributária deixou fora de sua área de incidência, nesses casos o documento para cobrança da despesa pode ser uma fatura ou recibo, como por exemplo, anuidades, locação de equipamentos, etc
Por que é necessário fazer a consulta da nota fiscal eletrônica, também conhecida como verificação da autenticidade da nota fiscal?Este procedimento serve para verificação da situação atual da nota fiscal e comprovação de que ela não foi cancelada ou alterada.
O que fazer caso o fornecedor cancele a nota fiscal?Deve-se solicitar ao fornecedor a emissão de outra nota fiscal para proceder ao pagamento da despesa.
Onde posso encontrar o rol de documentação mínima exigida para cada tipo de processo de pagamento?Em regra, o rol de documentação mínima consta da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021, artigo segundo, §3º.
§3º São documentos do processo de pagamento:
I – Nota de empenho PROPLAN e Nota de empenho SIAFI;
II - Documento hábil para pagamento de acordo com o objeto adquirido e/ou contratado;
III - Consulta de autenticidade de documento fiscal eletrônico;
IV - Certificação do documento hábil para pagamento;
V – Despacho do ordenador da despesa para pagamento;
VI – Consulta atualizada Optantes pelo Simples Nacional;
VII - Consulta Sicaf - Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores e/ou Certidões;
VIII – revogado
IX – Nota de sistema gerada no SIAFI quando houver registro de materiais controlados em estoque.
Contudo os principais tipos de processos de pagamento constam no Catálogo de Serviços Financeiros -
https://www1.ufrgs.br/CatalogoServicos/servicos/categoria?categoria=105; lá pode ser encontrado o passo a passo para a montagem dos processos, a legislação que os regem, formulários específicos, se houver, e ainda dúvidas frequentes para auxiliar a abertura de cada tipo de processo.
Quais são as últimas verificações que as unidades financeiras devem fazer antes de remeter os processos de pagamento para a SED - seção responsável pela conformidade da documentação e registro contábil da despesa?Conforme a Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021, artigo sexto elas devem conferir no Siafi se:
a) a data de registro da Nota de empenho Siafi é anterior ao início da prestação de serviço/entrega do material ou bem, assegurando o prévio empenho;
b) há disponibilidade de saldo na Nota de empenho Siafi para o respectivo registro da despesa;
Observação: faça o acompanhamento pelo sistema SIAFI – tela preta e verifique se não foi solicitado cancelamento desse empenho, seja do valor integral ou parcial; no caso de empenho estimativo, se ocorreu o reforço no valor total das notas fiscais que precisam ser pagas.
1. Digitar na linha de comando a expressão “>CONRAZAO” e dar ENTER.
2. Preencher os campos destacados como segue:
a. Conta Contábil: conta orçamentária a ser acessada.
6.2.2.9.2.01.01 EMPENHOS A LIQUIDAR
6.3.1.1.0.00.00 RP NÃO PROCESSADOS A LIQUIDAR
b. Conta Corrente: número do empenho a ser acessado. Preencher com N + ano da nota de empenho com 4 dígitos + NE + número da nota original com 6 dígitos. Por exemplo: 2023NE802034.
c. Dia/Mês Inicial: data a partir da qual deseja verificar a movimentação do empenho.
d. Opção (de consulta): 5 para acessar o razão da conta.
e. Dar ENTER
3. Na tela apresentada é possível ver o saldo inicial. E ainda os lançamentos que ocorreram naquele mês:
NE – representa a movimentação com empenho, que pode ser um empenho original, reforço, anulação parcial ou total, e seu respectivo valor e saldo após o lançamento;
NS – representa uma movimentação na nota de empenho e que realiza um débito no saldo, frequentemente representa o lançamento de uma liquidação de despesa.
E ainda o saldo final no período.
Por meio da tecla ENTER é possível acessar também os próximos meses.
c) os dados bancários do fornecedor que constam da Nota de empenho PROPLAN estão cadastrados;
Observação:
1. Digitar na linha de comando a expressão “>CONDOMCRED” e dar ENTER.
2. Preencher os campos destacados como segue:
a. CNPJ: CNPJ do fornecedor/prestador de serviços.
b. Dar ENTER
c. Na tela apresentada é possível ver todas as contas cadastradas no Siafi para o CNPJ.
d) as demandas inseridas no campo observações da Nota de empenho PROPLAN estão atendidas.
Qual o prazo para envio dos processos de pagamento para o Departamento de Contabilidade e Finanças?Não existe definição nesse sentido, contudo a orientação é que todo processo de pagamento deve ser aberto imediatamente após o recebimento de materiais, bens ou serviços.
O artigo sete da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021 estabelece apenas prazos máximos de envio dos processos de pagamento ao DCF para escrituração e pagamento:
I - o quinto (5) dia útil do mês subsequente à data de emissão dos documentos hábeis para pagamento;
II – antecedência de cinco (5) dias úteis do vencimento para documentos hábeis com vencimento dentro do mês de emissão.
O que fazer se as informações da nota fiscal não conferem com o bem, material ou serviço contratado que está sendo entregue ou prestado?Em caso de qualquer divergência que impeça o recebimento de materiais, bens ou serviços contratados, o documento hábil para pagamento deve ser devolvido imediatamente e comunicado o fornecedor ou prestador de serviço (Art. 3º da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021).
Quando o fornecedor pode emitir o documento hábil para a cobrança pela entrega de um bem, material ou prestação de um serviço?A nota fiscal de venda de mercadorias deve acompanhar o bem ou material adquirido. Já a nota fiscal de serviço deve ser emitida após a efetiva prestação do serviço.