Posso comprar material sem ter empenhado essa despesa?A realização de despesa sem prévio empenho contraria o artigo 60 da Lei Nº 4320/1964. A primeira fase da execução orçamentária do gasto público é o ato de empenhar que assegura a reserva de numerário. Sem a sua realização prévia, a despesa não poderá ser liquidada e paga, caso contrário, configura-se despesa irregular.
O que é a certificação/ateste de recebimento de material?É a conformidade do que foi executado com o objeto contratado pela Administração, ou seja, a consonância das descrições, quantidades e valores dos produtos da nota fiscal com a requisição encaminhada. Significa que o material a que a certificação se refere foi satisfatoriamente fornecido e que o seu valor está em conformidade com a nota de empenho ou contrato.
O que é o despacho para pagamento?Segundo o artigo 64 da Lei 4320/64, a ordem de pagamento é o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga.
Qual a função do fiscal do contrato?A função é certificar/atestar um fornecimento, ou seja, é liquidar uma despesa pública. A Lei Orçamentária diz “…Lei n 4.320/64 – Art. 63. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. § 1° Essa verificação tem por fim apurar: I – a origem e o objeto do que se deve pagar; II – a importância exata a pagar; III – a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. § 2º A liquidação da despesa por fornecimentos feitos ou serviços prestados terá por base: I – o contrato, ajuste ou acordo respectivo; II – a nota de empenho; III – os comprovantes da entrega de material ou da prestação efetiva do serviço. A atribuição dos fiscais de contrato encontra-se consolidada por meio de importantes decisões do TCU: Acórdão 839/2011 – Plenário; Acórdão 2.917/2010 – Plenário; Acórdão 137/2010 – 1ª Câmara, Acórdão 616/2010 – 2ª Câmara, Acórdão 265/2010 – Plenário e Acórdão nº 478/2006-Plenário. Ainda, na Lei 8666/93 a previsão do agente que fiscalizará o contrato está expressa da seguinte forma: “Art. 67. A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição. § 1o O representante da Administração anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. § 2o As decisões e providências que ultrapassarem a competência do representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil para a adoção das medidas convenientes.” Para contratações regidas por contrato, o fiscal habilitado deve atender todas as cláusulas contratuais antes de efetuar a certificação da nota fiscal.
Por que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo de pagamento?Porque o SEI, sistema utilizado pela universidade, mantém registro de todas as alterações efetuadas durante o andamento do processo (inserções de documentos, exclusões, recebimento do processo na unidade, etc), exceto o relacionamento de processos. Para consultar basta acessar o “Consultar Andamento” disponível abaixo do rol de documentos inseridos no processo. Daí a exigência de que toda a documentação suporte para pagamento deve fazer parte do processo em tramitação; porém é aceitável que o documento SEI seja inserido como link em determinados casos.
É necessário incluir a consulta no cadastro de Optantes do Simples Nacional em todos os processos de pagamento?Não. Para os processos de pagamentos de contas de concessionárias de serviços públicos (CEEE, DMAE, CORSAN, etc.), de pagamento à Fundações, Associações, Empresas Públicas, Empresas de Economia Mista, Sindicatos, Conselhos Profissionais não é necessária a inclusão da consulta ao cadastro de Optantes do Simples Nacional porque estas entidades estão impedidas de optar. Nestes demais casos há obrigatoriedade de envio de declarações fixadas por lei para a não retenção dos tributos federais.
Além do DANFE é necessário anexar ao processo de pagamento a nota fiscal completa?Sim. Além do DANFE deve-se inserir a consulta da nota fiscal. Este procedimento serve para verificação da situação atual da nota fiscal e comprovação de que ela não foi cancelada ou alterada.
Na certificação é necessário relacionar o documento SEI da nota fiscal?Não é necessário relacionar o número do documento SEI da nota fiscal, basta constar o número do documento hábil - DANFE.
No despacho para pagamento é necessário relacionar o documento SEI da nota de empenho SIAFI e da nota fiscal?Não, somente é imprescindível preencher os campos com os dados requeridos.
É necessário anexar declaração da empresa de opção pelo Simples Nacional?Não, somente a consulta realizada no site da Receita Federal de opção pelo Simples Nacional é o suficiente.
Devo consultar o saldo disponível da nota de empenho antes de remeter um processo de pagamento para o DCF?Sim, sempre. Esta ação evita devoluções do processo por falta de saldo.
Qual o número da nota de empenho deve ser indicado ou consultado (original ou reforço)?Sempre o número da nota de empenho original, tendo em vista que o reforço é apenas um complemento do empenho original. E apenas o número da nota de empenho original reportará saldo nas consultas no sistema SIAFI.
O processo de pagamento com empenho na modalidade de licitação de dispensa art. 24, inciso II deve ter processo relacionado (processo de compra de material por dispensa)?Sim, deve ter processo relacionado. Também é importante cuidar se o número do processo informado na nota de empenho SIAFI é o mesmo do processo de compra de material.
Como proceder nos casos de Substituição do Ordenador de Despesas?Nos casos de substituição do Ordenador de Despesas, deve ser encaminhado Ofício do Ordenador da Despesa à Divisão Financeira/DCF solicitando a inclusão do substituto, bem como a Portaria e o Termo de Ordenador da Despesa. O envio deverá ser em formato físico à Divisão Financeira/DCF, 3º andar do prédio da Reitoria, demais dúvidas podem ser sanadas pelos e-mails: dcf@ufrgs.br e financeiro@proplan.ufrgs.br ou pelos telefones: (51) 3308-3220 / (51) 3308-3950.
O que fazer caso o fornecedor cancele a nota fiscal?Deve-se solicitar ao fornecedor a emissão de outra nota fiscal para proceder ao pagamento da despesa.
O que fazer se as informações da nota fiscal não conferem com o bem, material ou serviço contratado que está sendo entregue ou prestado?Em caso de qualquer divergência que impeça o recebimento de materiais, bens ou serviços contratados, o documento hábil para pagamento deve ser devolvido imediatamente e comunicado o fornecedor ou prestador de serviço (Art. 3º da Instrução Normativa PROPLAN/UFRGS Nº 003, de 20 de Abril de 2021).